Het beantwoorden van offerteaanvragen (RFP) of offerteaanvragen (RFQ) is een terugkerende activiteit voor veel professionele dienstverleners. Veel klanten lijken te denken dat het kopen van professionele diensten niet anders is dan het kopen van kantoorartikelen. Overheidsorganisaties moeten projecten aanbesteden en grote bedrijven hebben inkoopafdelingen die via aanbesteding een goede deal proberen te krijgen. Als dit de realiteit is, hoe kunt u dan slagen in een aanbesteding?
1. Blijf op de hoogte bij klanten
Het biedingsproces begint ruim voordat u een offerteaanvraag of een offerteaanvraag voor professionele services ontvangt. Als vuistregel kun je niet verwachten dat je succesvol zult zijn als je nog niet van de opdrachtgever of het specifieke project hebt gehoord voordat de opdrachtgever het verzoek verstuurt.
Klanten kopen professionele diensten niet geblinddoekt. Ze proberen hun risico's te beheersen door gebruik te maken van bedrijven of professionals die ze al kennen. Ze hebben waarschijnlijk eerder de geprefereerde professionals gebruikt of in ieder geval ontmoet. Mogelijk hebben ze ook om aanbevelingen van hun leeftijdsgenoten gevraagd. Daarom moet u ervoor zorgen dat u zich in de geest van de klant al als een vertrouwde professional heeft gepositioneerd.
Een marketingprofessor vertelde een verhaal dat het concept van paraatheid verheldert. De professor en zijn vrouw waren op zoek naar een nieuw huis na een ambtsperiode van vijf jaar in hun huidige huis. De makelaar die hun hun eerste huis verkocht, begon hen direct na de aankoop brochures te sturen. In eerste instantie leek dat een beetje vreemd, aangezien ze net waren ingetrokken. De agent zette die training jaar na jaar voort. Raad eens wie er voorop stond toen het stel op zoek ging naar een nieuw huis?
2. Selecteer projecten die strategisch juist zijn
Vanuit het oogpunt van de bedrijfsstrategie kunt u projecten in drie categorieën indelen: uitgelijnd, neutraal en schadelijk. Projecten die aansluiten bij uw strategie, brengen uw bedrijf in de goede richting. Ze zijn motiverend en waardevol voor zowel uw klant als uw bedrijf.
Neutrale projecten brengen uw bedrijf niet vooruit, maar brengen uw strategie ook niet in gevaar. De schadelijke projecten kunnen uw strategie echter in gevaar brengen doordat ze uw mensen bij contraproductief werk betrekken. Deze projecten kunnen wat geld opleveren, maar tegen een twijfelachtige prijs. Als een project niet strategisch is uitgelijnd, kan dit een negatieve invloed hebben op de moraal van mensen en op de service die de klant krijgt. Als het project in deze categorie valt, ga er dan niet voor, ook al voel je je in de verleiding.
3. Identificeer en analyseer risico's
Er zijn twee hoofdtypen risico's waar u op moet letten bij het lezen van de offerteaanvraag of offerteaanvraag. Het eerste type heeft betrekking op de documentatie. Heeft de klant de vereisten duidelijk geformuleerd? Is er voldoende informatie om een bindend bod uit te brengen? Zijn er verschillen of weglatingen in het document?
De tweede categorie risico's heeft betrekking op het eigenlijke project en de resultaten ervan. Is het tijdschema realistisch? Hoe worden de opdrachtgever of derden bij het project betrokken? Wie keurt de resultaten goed en hoe gebeurt dat? Wanneer vinden de betalingen plaats?
Zodra u de risico's kent, kunt u beslissen of u al dan niet een bod uitbrengt en hoeveel het risiconiveau van invloed is op uw prijsstelling.
4. Ontmoet de verwachtingen van de klant
Klanten willen normaal gesproken een eenduidig antwoord krijgen op hun wensen. Het is echter mogelijk dat een serviceprofessional een betere oplossing heeft die het probleem van de cliënt anders benadert. Moet je in dat geval aan de klant antwoorden dat de oplossing die hij verwacht niet optimaal is en dat je een superieur alternatief kunt bieden?
In de meeste gevallen is het raadzaam om, indien mogelijk, tijdens de eerste ronde met de cliënt te spelen. Als u eenmaal bent geselecteerd voor onderhandelingen, kunt u uw alternatief presenteren en hopelijk het vertrouwen van de klant winnen. Als je je radicale alternatief te vroeg naar voren brengt, kan het zijn dat je helemaal van de wedstrijd wordt uitgesloten.
5. Doe mee om te winnen
Een professional moet altijd een bod uitbrengen met realistische kansen om te winnen. Anders zou het hele proces zonde zijn van uw klant en uw tijd. Begrijp wat er nodig is om te winnen en plan uw voorstel dienovereenkomstig.
Als u vindt dat u een bod moet uitbrengen "voor het geval dat", doe het dan niet, zelfs niet als u weet dat de klant het zou verwachten.
6. Plan realistisch
Het is belangrijk dat u uw voorstel realistisch plant. Verwacht niet op magische wijze met nieuwe bronnen te komen, als je het optreden krijgt. Bevestig dat u de mensen kunt krijgen die u nodig hebt om de klus te klaren. Bereid de beslissingen voor die genomen moeten worden als het project start. Zorg ervoor dat de sleutelfiguren betrokken zijn en zich bewust zijn van wat van hen wordt verwacht.
7. Maak van uw voorstel een verkoopdocument
Uw voorstel moet in elk aspect professionaliteit uitstralen. De inhoud en het uiterlijk van het voorstel moeten van topklasse zijn. Het voorstel moet een positieve, vertrouwenwekkende en hopelijk onvergetelijke ervaring creëren. Een voorstel is een verkoopdocument dat voor u spreekt, ook als u niet persoonlijk aanwezig bent.
Tot slot: beschouw het biedingsproces als de eerste fase van een project. Laat zien dat u het proces net zo professioneel beheert als de rest van de commissie. Bied niet op projecten die niets meer dan geld te bieden hebben.
Foto: © Aarni Heiskanen
Via: AEC