Deel II: 5 manieren waarop een EPM-bundel voor u kan werken
EPM-bundels zijn niets nieuws voor de bouwsector; ze veranderen en evolueren echter voortdurend; sommige dynamischer dan andere. De meest zichtbare verandering is het gebruiksgemak. Het scala aan EPM-programmakeuzes is net zo divers als het snel groeit. Wanneer u uw opties overweegt, is het belangrijk om na te denken over uw behoeften en middelen, en wat ze zullen doen, wanneer u uw EPM-selectie maakt.
Nieuwere programma's worden meestal aangeboden als SaaS, of (Software as a Service (zie vorig bericht), in tegenstelling tot software die op uw server en LAN aanwezig is. de 20e eeuw, bijvoorbeeld, die nog steeds geen GUI (grafische gebruikersinterface of pictogrammen) hebben of strikt menugebaseerd zijn. Andere ontwikkelaars – meestal degenen met meer marktaandeel en middelen, bieden krachtige GUI's met veel aanpassingen Dat gezegd hebbende, lijkt de EPM-technologie niet mainstream te zijn, noch lijkt een enkele ontwikkelaar de markt te monopoliseren.Beide overwegingen kunnen uw besluitvormingsproces kleuren.
EPM-platforms zijn vooral nuttig voor bouwmanagers en algemene aannemers die grote hoeveelheden uiteenlopende informatie en meldingen moeten verwerken, organiseren en verspreiden onder jobteamleden: ontwerpers, onderaannemers, leveranciers, voor hun gehele projectportfolio. De meesten vertrouwen op hun eigen merk, of systeem, van zelfstandige sjablonen en procedures die alleen op hun LAN (Local Area Network) bestaan. Kleinere aannemers hebben misschien minder behoefte om een dergelijk programma aan te schaffen, omdat ze doorgaans minder documentatie hoeven te verwerken, omdat ze niet in de rol van poortwachter of rentmeester zijn zoals bouwmanagers en algemene aannemers; Als teamlid van een op EPM gebaseerd project vinden ze deze echter vaak nuttig.
Toch is een achterstand in IT-kennis en demotivatie bij kleinere en minder vooruitstrevende bedrijven nog steeds niet ongebruikelijk. Bouwmanagers en algemene aannemers moeten vaak hun onderaannemers en leveranciersdocumenten voor hen verwerken. Er moet ook worden gezegd dat veel architecten en ingenieurs hun deelname aan het EPM-programma van een aannemer beschouwen als het afstaan van controle of als een extra en onnodige last. Natuurlijk zijn er architecten die erop staan dat het projectteam hun tools gebruikt; typisch een eenvoudige FTP-site (file transfer protocol), die geen relationele database heeft die EPM-platforms bieden: ze hebben alleen een directorystructuur met mappen en bestanden, waar documenten kunnen worden geüpload of gedownload, en zijn alleen-lezen – zonder applicatie functionaliteit. Het is steevast het ontwerpteam dat de uiteindelijke beslissing neemt over welke, indien van toepassing, dergelijke beheertool zal worden gebruikt. Het is hoogst ongebruikelijk dat het ontwerpteam een EPM-proces aanroept.
Desorganisatie is duidelijk duidelijk bij het ontbreken van een levensvatbaar systeem voor veel grote of complexe projecten, of er nu een EPM-platform wordt gebruikt of niet. De loutere aanwezigheid van een EPM-platform garandeert echter geenszins de doeltreffendheid ervan. Dit geldt vooral als het gebruik eenzijdig is, of als slechts een deel van het team deelneemt. Dergelijke omstandigheden zorgen voor fragmentatie van uw initiatief voor het delen van informatie en zijn schadelijk voor de integriteit van uw documentatie. Mogelijk merkt u dat er binnen uw portfolio verschillende niveaus van teamparticipatie zijn: bij sommige projecten wordt er meer gebruik van gemaakt dan bij andere.
Overschakelen van stand-alone of LAN-gebaseerde systemen naar EPM-platforms heeft talloze voordelen, zelfs voor kleine aannemers. Hier zijn vijf voordelen die EPM-platforms kunnen bieden:
1. Een samenhangende en gecentraliseerde oplossing voor portfoliobeheer , die teamwork stimuleert en optimale controle van documentatie mogelijk maakt door een centrale opslagplaats te creëren waartoe iedereen gemakkelijk toegang heeft. EPM-platforms creëren een centraal zenuwstelsel voor uw hele projectportfolio. EPM-platforms hebben ook de mogelijkheid om bestandsindelingen van derden, zoals AutoDesk .dwg en Primavera 6 .xer bestandsextensies, te lezen of te converteren, maar zoals hierboven vermeld, is de functionaliteit doorgaans alleen-lezen.
2. Draait in de cloud: overal toegang tot het platform. Opslaan in de cloud of op de server van een provider maakt lokale back-ups overbodig en geeft toegang tot realtime gegevens vanaf elk webportaal en elk apparaat met internetfunctionaliteit. Dit is een snel stijgende trend in veel industrieën. Deelnemers hoeven het programma niet te kopen of er eigenaar van te zijn om deel te nemen. *
* Let op, niet alle EPM-programma's zijn geoptimaliseerd voor Android, en veel hebben geen iOS (Apple i-Phone) apps of bruikbaarheid.
3. Stimuleert teambrede integratie en participatie , inclusief de eigenaar, in één gebruiksvriendelijke interface. Beheerders stellen het toegangsniveau voor individuele teamleden in.
4. Minimaliseert de kans op gegevensfragmentatie en duplicatie van niet-EPM-documentatieregelingen . In plaats van tijd te verspillen met het oplossen van verwarring, verkleint u de kans ervan en bent u daardoor efficiënter; het bereiken van uw doelen in een fractie van de tijd als u had vertrouwd op handmatige of zelfstandige communicatieplatforms.
5. Superieur bestandsbeheer en organisatiesystemen minimaliseren fouten en weglatingen. De relationele database van een EPM-platform is veel geavanceerder dan alle handmatige processen en protocollen die nodig zijn zonder een dergelijk programma. Bovendien worden EPM-platforms geleverd met standaard en aanpasbare sjablonen voor documenten zoals indieningen, RFI's en notulen van vergaderingen. De integriteit van deze sjablonen varieert sterk tussen EPM-platforms, evenals de mogelijkheid om ze aan te passen.
Er zijn nog andere zaken waarmee u rekening moet houden, zoals de kosten van het programma en de opleiding van personeel. Vraag altijd naar de licentiekosten of de kosten die voor elke gebruiker in rekening worden gebracht. Wanneer u een bepaald programma overweegt, wilt u misschien onderzoeken hoe populair het programma is onder uw collega's en ontwerpprofessionals waarmee u werkt. Anders loop je het risico een witte olifant te adopteren.
Derek Graham is een onafhankelijke bouwadviseur bij RepOne en de auteur van "Managing Residential Construction Projects: Strategies & Solutions", McGraw Hill: New York (2006).
Via: AEC