Wat gebeurde er toen een enthousiaste engineer scrum – een agile IT-projectmanagementraamwerk – naar Sweco Finland bracht? Veel goede dingen, zoals uit mijn interview blijkt.
Sweco Finland maakt deel uit van de internationale Sweco Group, Europa's toonaangevende architectuur- en ingenieursbureau. Ze hebben meer dan 14.500 medewerkers, van wie er 2.000 in Finland wonen. Ik had het voorrecht om CEO Ismo Tawast , CTO Timo Pekkinen en Structural Engineer (B.Sc.) Niina Jaatinen van Sweco Structures in Finland te interviewen over hun nieuwe, flexibele manier om technisch ontwerp te beheren.
Sweco onderscheidt zich door ontwikkeling
Ismo Tawast is van mening dat een sterke toewijding aan ontwikkeling Sweco Finland succesvol heeft gemaakt: "We hebben in de loop der jaren systematisch geïnvesteerd in de ontwikkeling van knowhow, ontwerpmethodologieën en technologieën, zowel intern als voor de klanten." Volgens Timo Pekkinen: "Modellering van gebouwinformatie is een basis van ons ontwerp en we hebben in Finland een voortrekkersrol gespeeld bij BIM."
In engineering, zoals bij alle professionele diensten, komt het uiteindelijke succes van de mensen. Sweco heeft slimme ingenieurs in dienst die hun gedrag kunnen aanpassen als er verandering nodig is.
Waarom engineering projectmanagement opnieuw moet worden nagedacht
"Een van de grootste uitdagingen bij een modern bouwproject is de enorme hoeveelheid informatie die wordt uitgewisseld en het aantal mensen dat bij het proces betrokken is", zegt Ismo Tawast. “We kunnen alleen al meer dan 100 structurele ingenieurs hebben voor één groot project. We hebben geen probleem om het beste talent voor een project te vinden, we hebben een probleem met het beheren van alle informatie en interacties tussen de deelnemers ”, vervolgt hij.
"Elk van onze projecten is uniek", zegt Niina Jaatinen. “We kunnen lean-methodologieën niet op dezelfde manier implementeren als bijvoorbeeld Toyota bij hun autoproductie. We hebben natuurlijk geprobeerd om verspilling in onze processen te elimineren volgens lean-principes. Specificaties veranderen naarmate we verder gaan. Het is voor de opdrachtgever niet altijd duidelijk wat de uiteindelijke eisen zullen zijn. Engineering design is een iteratief proces, waardoor nauwkeurige langetermijnplanning onpraktisch is. "
Hoe scrum Sweco binnensloop
Niina is al twee jaar verantwoordelijk voor kwaliteitsontwikkeling. Het managementteam gaf haar het mandaat om de manier waarop engineering in het bedrijf werd gedaan te verbeteren.
“Ik merkte dat we niet in staat waren om efficiënt om te gaan met de steeds toenemende hoeveelheid veranderingen die bij elk bouwproject optreden. We volgden een rigide watervalprojectmodel, ook al wisten veel ingenieurs dat niet ”, herinnert Niina zich.
Terwijl ze verschillende methodologieën en technieken overwoog, leerde ze over scrum, een agile projectmanagementraamwerk dat veel wordt gebruikt in IT-ontwikkeling. "Ik was meteen gefascineerd door scrum en realiseerde me dat het iets was dat we konden gebruiken in onze hectische ontwerpprojecten", zegt Niina. Ze hield vooral van het idee van open communicatie en de actieve rol van de cliënt in het proces. Dat bleek een cruciale ontdekking te zijn.
Niina begon haar scrum-project, Sweco @ agile, heimelijk. Haar strategie was om het topmanagementniveau te omzeilen en meteen prototypes te maken van daadwerkelijke projecten. Ze koos een groep projectmanagers en projectingenieurs uit en presenteerde haar idee, het scrum-model en de tools die ze zouden gebruiken. Ze overtuigde tien projectmanagers om scrum te gaan testen. Niina had besloten om niet te beginnen met plakbriefjes en whiteboards; in plaats daarvan koos ze voor Atlassian JIRA Agile en Atlassian Confluence voor open communicatie en besluitvorming.
Aanvankelijk bevonden de softwaretools zich in de cloud en Niina kon ze aanpassen aan de verzoeken van gebruikers. Later liet ze de tools op een Sweco-server installeren, maar helaas kon de server niet al het verkeer aan. Dat was hoe haar clandestiene operatie uiteindelijk aan het licht kwam. Er waren toen al veel scrumgebruikers en hun ervaringen waren overweldigend positief.
“In eerste instantie werd ik uitgescholden voor mijn ongeautoriseerde project. Toen werd ik geprezen om de resultaten ”, zegt Niina. Ze vervolgt: "Ik was er stiekem in geslaagd om een substantiële verandering door te voeren en moedigde een groep aarzelende ingenieurs aan om iets heel anders uit te proberen."
De behendige infectie verspreidde zich snel
Na de officiële goedkeuring begon scrum een hoge vlucht te nemen bij Sweco Structures. Na 12 maanden gebruik zijn er nu ongeveer 50 agile projecten in productie met 400 gebruikers in Sweco en 60 klanten of andere externe gebruikers. De softwaretools draaien momenteel op vijf servers.
“In november 2014 hadden we een ontmoeting met leiders van profitcenters. Na een presentatie van Sweco @ agile was mijn eerste reactie dat dit de zilveren kogel is! ” Zegt Ismo. “We besloten om deze oplossing niemand op te dringen, maar het ging zonder enige duw van bovenaf. Niina begon elke maand met 'een infectiekaart' te rapporteren hoe het 'agile virus' zich binnen de organisatie verspreidt ”, grinnikt Ismo. Tegenwoordig gebruiken acht van de tien profitcenters het agile projectmanagementmodel.
Agile Structural Engineering in een notendop
Niina heeft Agile Structural Engineering gemaakt door de principes van scrum te gebruiken. Ontwerpteams hebben sprints van een week, plannings- en beoordelingsvergaderingen, dagelijkse scrums en 15 Sweco scrum-masters.
Een sprint is de basiseenheid van een agile project. Het is een in de tijd beperkte iteratie voor het sprintteam om een bepaald doel te bereiken. Elke sprint begint met een planningsevenement dat tot doel heeft een sprintachterstand te definiëren, het werk voor de sprint te identificeren en een geschatte toezegging te doen voor het sprintdoel. De backlog bestaat uit een geordende lijst met vereisten die een scrumteam aanhoudt voor een project. Op elke dag van een sprint houdt het team een korte dagelijkse scrum om de voortgang te beoordelen en eventuele obstakels te identificeren die hen zouden verhinderen het doel te bereiken.
Een sprint eindigt met een sprintreview en retrospective die de voortgang beoordeelt om aan belanghebbenden te laten zien en om lessen en verbeteringen voor de volgende sprints te identificeren.
Projectteams kunnen kiezen of ze scrum willen implementeren. Niina geeft een korte inleiding aan het team, vertelt ze de basisprincipes van agile projectmanagement en laat ze de tools zien, en wijst vervolgens op de voordelen die scrumgebruikers kunnen ontvangen. Teams zijn vrij om scrum aan te passen op een manier die past bij de behoeften van hun project.
In dezelfde workshop maakt de projectmanager de eerste takenlijst. Na een of twee dagen begint het hele team JIRA te gebruiken en voegen teamleden hun eigen taken toe. Al na 30 minuten krijg je een realistisch beeld van wat er in een project gebeurt. De eerste sprint is over een week voltooid.
Naast JIRA – de tool voor taak- en achterstandbeheer – gebruiken Sweco-teams Confluence als een projectforum en een kanaal voor het verspreiden van projectmanagementdocumenten. Het is in zekere zin een intern platform voor sociale media. Klanten hebben ook toegang tot deze platforms. In feite hebben klanten ook taken die moeten worden voltooid, die op dezelfde manier worden gecontroleerd als interne taken.
“Niina heeft de tools naar onze wens kunnen aanpassen. Ik heb het gevoel dat we alleen worden beperkt door onze verbeeldingskracht als het gaat om samenwerkingstools, ”zegt Timo. Met behulp van Confluence verzamelden hij en Niina onlangs ideeën van 700 mensen over hoe ze hun manier van werken konden ontwikkelen.
- Screenshots van JIRA en Confluence (klik om uit te vouwen) – Sweco Structures
Voordelen tot nu toe
“Een van de grote positieve veranderingen is de openheid. De projectmanager van de klant kan in realtime zien waar we aan werken, wie wat doet. De manager kan voorzien hoe een eventuele wijziging van de plannen het beste kan worden doorgevoerd. Wijzigingsopdrachten zijn nu eenvoudig te verwerken en de klant kan online goedkeuringen doen. Al met al is het beheer van taken een stuk eenvoudiger geworden ”, zegt Timo.
Ismo vult aan: “Omdat bouwprojecten veel tijd in beslag nemen, is het essentieel om het in beheersbare porties te kunnen opsplitsen. Met het agile managementmodel zijn we in staat om de projectprestaties, tijd, kosten en scope systematisch en met korte tussenpozen te beheren en te controleren. " Hij vervolgt: “De stem van de klant is nu veel beter te horen dan in het traditionele model. Klanten weten altijd waar het project is en waar het naartoe gaat. "
Volgens Niina: “Ik denk dat een van de grootste voordelen is dat klanten nu krijgen wat ze echt nodig hebben. Op basis van de feedback die we hebben ontvangen, vinden ze het agile-model erg mooi. " Ze voegt eraan toe: “Teams zorgen ervoor dat het project en teams bereiken hun doelen. Teams nemen meer verantwoordelijkheid dan voorheen en maken daarmee de last van de projectmanager veel lichter. Ingenieurs begrijpen nu het belang van hun werk in het project en kunnen dit visualiseren. " Ismo is het daarmee eens: "Nu kunnen projectmanagers zich concentreren op hun kernverantwoordelijkheden."
De toekomst
Dit succesverhaal verspreidt zich. Binnen Sweco nemen naast structuren ook andere disciplines het agile model over. Bij projecten waarbij meerdere ontwerpdisciplines van Sweco betrokken zijn, zal het vanzelfsprekend zijn om in de hele onderneming dezelfde methodologie te gebruiken.
Klanten zijn benieuwd naar de ervaringen van Sweco en Ismo, Timo en Niina hebben presentaties gegeven over Sweco @ agile. Ik weet zeker dat als het nieuws bekend wordt, ze dat ook in andere landen zullen doen dan in Finland.
Via LinkedIn kun je contact opnemen met Niina Jaatinen .
Via: AEC