Een bedrijf heeft twee basistypen projecten: extern en intern. Externe projecten hebben een betalende klant; ze verdienen geld, maar interne projecten verspillen het. Dat lijkt in ieder geval het sentiment in veel bedrijven te zijn. Mensen denken dat interne projecten minder waardevol en minder kritisch zijn.
De waarheid is dat interne projecten dezelfde aandacht en toewijding vereisen als externe projecten. Ze gebruiken geld dat wordt gegenereerd door projecten van klanten om bedrijfsresultaten na te streven: concurrentievoordeel, kostenbesparingen of hogere inkomsten.
Als organisatieadviseur heb ik klanten geholpen bij de planning en uitvoering van interne ontwikkelingsprojecten. Keer op keer lijken dezelfde problemen initiatieven te belemmeren. Hier zijn enkele van de meest typische en mijn ideeën over hoe managers ze kunnen vermijden.
Plan stappen die snel resultaten opleveren
Een lang veranderprogramma met resultaten die ver in de toekomst worden verwacht, zal geen gevoel van urgentie en betrokkenheid creëren. Splits een groot project op in beheersbare stukjes die snel zichtbare resultaten opleveren. Hoe concreter en meetbaarder de resultaten zijn, hoe beter.
Geef medewerkers tijd voor het project
Er zijn maar weinig medewerkers die het geluk hebben om fulltime aan een intern project te werken. De meeste werknemers moeten eerst de dagelijkse zaken regelen; pas als dit is voltooid, kunnen ze de weinige tijd die er nog over is, gebruiken voor het project. Ze kunnen niet hun best doen als hun geest voortdurend worstelt met andere problemen.
U moet de werknemer een hele dag in een week geven, of een week in een maand waarin hij of zij zich alleen op het project kan concentreren. Bied een vervanger aan om hun gebruikelijke rol voor die periode te dekken en communiceer de afspraak met de collega's en managers van de medewerker. Zorg ervoor dat u de werknemer ondersteunt in situaties waarin de vereisten van het project en hun "normale" werk botsen.
Deel een eenvoudig projectmodel
Bedrijven hebben geweldige modellen voor het leveren van klantprojecten. Toch missen veel bedrijven interne projectmethodologieën en -praktijken.
Vrijwel al het personeel moet een basisprojecttraining volgen. Een bedrijf moet een eenvoudig, generiek projectmanagementmodel en een handleiding hebben. Degenen die projectmanagers worden genoemd, moeten training of begeleiding krijgen voordat het project van start gaat.
Communiceren
De managers die een project starten, hebben bepaalde doelen voor ogen. Ze weten waarom het project nodig is en waarom het nuttig is. Helaas kunnen anderen het project zien als een extra afleiding met weinig of geen resultaat.
Mensen accepteren verandering meer als ze begrijpen waarom het nodig is en wat het voor hen oplevert. Het klinkt misschien als een cliché, maar bidirectionele communicatie is een sleutel tot projectsucces. Een voorbeeld laten zien is een geweldige manier om te communiceren.
Geef krediet
Een succesvol klantproject levert niet alleen geld op, maar krijgt ook aandacht. Het projectteam ontvangt een extra bonus of andere beloningen. Soms wordt een project opgemerkt in de media. Hoe vaak krijgen mensen die betrokken zijn bij interne initiatieven de nodige eer?
Maak interne projecten bekend in het bedrijf en beloon succes. Zo zorg je ervoor dat je de volgende keer een nog gemotiveerder projectteam hebt.
Opvolgen
Het is verbazingwekkend om van tijd tot tijd te horen dat bedrijven het effect van een project niet meten. Het is geen wonder dat mensen denken dat er niets is veranderd en dat interne projecten tijdverspilling zijn.
Plan hoe u de resultaten wilt opvolgen nadat het project is voltooid. Deze resultaten openbaar maken en bespreken is een effectieve manier om de projectprestaties in de toekomst te leren en te verbeteren.
Via: AEC