Door de jaren heen heb ik een behoorlijk aantal managementworkshops gefaciliteerd. Telkens wanneer de aanwezigen de kans hebben gehad om zich voor te bereiden, zijn de resultaten altijd beter geweest dan wanneer ze onvoorbereid zijn. Met onlinetools kunnen gezamenlijk ideeën worden uitgewisseld voordat de deelnemers elkaar persoonlijk ontmoeten. Voor een workshop kun je allerlei pre-taken instellen. Een strategie is om elke deelnemer verschillende onderwerpen toe te wijzen om zich voor te bereiden. Een andere benadering is om een of meer vragen te stellen die elke deelnemer vóór de workshop schriftelijk moet beantwoorden. De derde methode is om de aanwezigen te laten stemmen op een lijst met alternatieven.
Wat de voorbereidende taak ook is, het is raadzaam dat de aanwezigen hun mening openbaar kunnen delen binnen het workshopteam. Zo kunnen ze voortbouwen op de ideeën van anderen. Bovendien maakt dit hen ruim van tevoren vertrouwd met het onderwerp van de workshop, wat tijd bespaart en de bijeenkomst productiever maakt.
Tools voor online samenwerking
De eenvoudigste vorm van samenwerking vóór de workshop is via e-mail. In de begintijd van internet gebruikten bedrijven en belangengroepen e-maillijsten voor deze taak. E-mail is gemakkelijk en eenvoudig, maar heeft veel tekortkomingen. Als de groep groot is en de aanwezigen actief zijn, zal er een aanzienlijke hoeveelheid e-mailverkeer zijn. E-mail is niet anoniem, wat in sommige gevallen een showstopper kan zijn. Ten slotte is het moeilijk om een overzicht te krijgen van de ideeën die verspreid zijn over afzonderlijke e-mailberichten.
Online discussieforums, virtuele vergaderruimten en whiteboards – om er maar een paar te noemen – zijn duidelijk beter dan e-mail voor samenwerking vóór de workshop. Sociale-mediasites bieden ook services voor samenwerking, maar vereisen dat alle aanwezigen zijn aangemeld bij de betreffende service.
Idee muur
Ik heb veel tools voor online samenwerking gebruikt en ook ontwikkeld. Een van de eerste was software die het gemakkelijk maakte om webformulieren op te stellen, aan te leveren en te rapporteren. In 2012 ontwikkelde ons bedrijf Idea Market. We hebben het vooral gericht op organisaties die behoefte hebben aan een gestructureerde methode voor projectsuggesties.
Onze nieuwste dienst is Idea Wall. Dit is een eenvoudige tool om 'muren' samen te stellen met een enkele vraag, bijvoorbeeld: 'Waar moeten we excelleren in 2020?' Elke muur heeft een unieke URL en de muur kan een toegangscode hebben. De workshopbegeleider stuurt de URL via e-mail naar de aanwezigen. De begeleider kan kiezen of de muur categorieën voor ideeën heeft en of de deelnemers ideeën die anderen op de muur hebben gepost, kunnen 'liken' of erop kunnen reageren.
Gebruikers van Ideeënmuur plaatsen hun ideeën anoniem op de muur. Dit biedt iedere deelnemer dezelfde kans om gehoord te worden, wat in een workshopomgeving niet altijd even gemakkelijk is. Het neemt ook de sociale druk weg om de baas te plezieren.
Conclusies
De ervaring heeft geleerd dat je veel meer waarde uit workshops kunt halen als je ze uitbreidt met online diensten. De service moet zo eenvoudig mogelijk zijn, zodat iedereen er gebruik van kan maken, of het nu op een desktop, laptop of mobiel apparaat is. ps Mocht je interesse hebben om Idea Wall te gebruiken voor online samenwerking, neem dan contact met mij op via LinkedIn .
Via: AEC