Veel bedrijven voelen zich aangetrokken tot grote brainstormevenementen, ideecampagnes en webforums voor open innovatie. Sommigen verzamelen ideeën als een continu proces. In beide gevallen is het beheer en de nabewerking van ideeën een moeizame taak. Het beheren van ideeën als een portfolio maakt deze taak gemakkelijker en slaat een brug tussen innovatie en implementatie.
Het concept van een ideeënportfolio
Een ideeënportfolio is een methode om ideeën op een consistente manier te verzamelen, te scoren en te analyseren. Als technische oplossing kan het een website zijn waarmee gebruikers ideeën kunnen posten, delen en rangschikken volgens vooraf gedefinieerde criteria. De verzamelde informatie wordt opgeslagen in een database waaruit deze kan worden opgehaald voor analyse en nabewerking.
Hoe u ideeën van goede kwaliteit krijgt
Een ideeënportfolio kan informatie uit zowel interne als externe bronnen halen. Hoe u definieert naar wat voor soort ideeën u op zoek bent, is echter niet irrelevant.
Julian Birkinshaw, Cyril Bouquet en Louis Barsoux hebben onlangs een driejarig onderzoek uitgevoerd naar de innovatiepraktijken van groepen bij 13 toonaangevende internationale bedrijven. Hun bevindingen lieten zien dat online innovatieforums de beste resultaten opleveren als het probleem duidelijk en beperkt is. Conceptuele vragen werken niet: bijv. "We zijn op zoek naar radicale nieuwe benaderingen om onze engineeringafdeling klantgerichter te maken – ideeën?"
Je moet wat ruw materiaal leveren waar mensen aan kunnen vastklemmen. Een analogie zou bijvoorbeeld de slag kunnen slaan: "Hoe kunnen we onze engineeringafdeling meer op uw favoriete restaurant laten lijken?" Technische vragen die zich richten op bepaalde taken in een proces of specifieke toepassingen van een product zijn ook een goede keuze.
Het onderzoek gaf ook aan dat mensen niet erg enthousiast zijn over het voortbouwen op de ideeën van anderen op webfora. Persoonlijk brainstormen is daar beter geschikt voor. Onze eigen ervaringen ondersteunen die visie. Bovendien is het gemakkelijker om mensen deel te laten nemen aan een campagne met beperkte tijd dan hen te vragen regelmatig een forum te bezoeken.
Ideeënbeheer heeft een systeem nodig
In 2006 lanceerde IBM een 72-uur durende Innovation Jam om nieuwe zakelijke kansen te ontdekken. De online campagne trok 57.000 bezoekers – medewerkers, klanten en partners – en leverde 30.000 posts op. Zelfs veel kleinere bedrijven kunnen honderden ideeën genereren tijdens soortgelijke evenementen. Maar zonder een goed systeem is het tijdrovend om de beste ideeën uit een grote massa te vinden.
De ervaring van de Ideeënuitwisseling van UBS Investment Bank illustreert de uitdaging. Zoals een van hun managers het verwoordde: “Voorlopig sorteren, vervolgens scoren en feedback geven op zo'n groot aantal ideeën kostte enorm veel tijd en moeite van categorie-eigenaren en materiedeskundigen. De ideeën die doorkwamen waren goed, maar als we het opnieuw willen doen, hebben we een herhaalbaar rapportagesysteem in dashboardstijl nodig om resultaten te kwantificeren en het momentum gaande te houden. "
Het experiment van onze klant
In 2010 heb ik een ideeëncampagne georganiseerd voor een professionele dienstverlenende organisatie. Ze nodigden hun 300 medewerkers uit voor het online evenement en vroegen hen om ideeën te bedenken om de duurzaamheidsinspanningen van hun klanten te ondersteunen. Het resultaat was meer dan 120 ideeën. Een team van experts koos er 20 die zij als de beste beschouwden om te stemmen.
Alle medewerkers namen deel aan het stemproces. Ten slotte werden de drie ideeën met de meeste stemmen toegekend. De organisatie gaf de winnende medewerkers niet alleen erkenning, maar kreeg ook middelen om op basis van de ideeën oplossingen uit te werken. Een ander resultaat van de campagne was een database met gecategoriseerde en geëvalueerde ideeën die mijn cliënt in de toekomst zou kunnen gebruiken. Op basis van de positieve feedback overwegen ze nu om klanten en partners te betrekken bij toekomstige campagnes.
Voor het evenement gebruikten we onze eigen online tool. Het stelt de aanwezigen in staat om hun ideeën op een eenvoudige, maar visuele vorm te posten en te zien wat anderen hebben gepost. Deelnemers kunnen vervolgens op ideeën stemmen of ze evalueren, bijvoorbeeld op basis van zakelijk potentieel en implementatiegemak. Als resultaat maakt de tool online grafieken om de resultaten te analyseren.
Ideeën omzetten in succesvolle projecten
Aangezien ‘bottom-up’ ideevorming steeds populairder wordt, beweren critici dat formele screening van managers innovatie zou kunnen belemmeren. Er zijn voorbeelden van geweldige ideeën die het topmanagement aanvankelijk verwierp. Birkinshaw, Bouquet en Barsoux beweren echter dat “op een gegeven moment al deze innovaties werden opgepikt en vervolgens geprioriteerd door het topmanagement. Met andere woorden: voor succesvolle innovaties is zowel bottom-up als top-down inspanning nodig, en vaak wordt de link niet gelegd. "
Zodra u de ideeën hebt gecategoriseerd, gerangschikt en geanalyseerd op basis van uw portfoliocriteria, kunt u de ideeën selecteren die het waard zijn om na te streven. Een haalbaar idee biedt een wenselijke oplossing voor een dwingend probleem. Als u de waarde, kosten en risico's van het implementeren van de oplossing kunt beschrijven, heeft u een businesscase.
Een business case study moet dezelfde evaluatiecriteria gebruiken als de projectenportfolio van de organisatie. Op die manier kan het topmanagement zien hoe goed het voorgestelde project de strategie van het bedrijf dient. Wanneer u in staat bent om het genereren van ideeën te verbinden met projectportfoliomanagement, kunt u erop vertrouwen dat uw organisatie zich op de juiste dingen richt.
Via: AEC