Naarmate uw bedrijf groeit, is het belangrijk om uw kantoor te upgraden. U hebt een goede kantoorlocatie nodig en uw kantoren moeten de kwaliteit van de service weerspiegelen die uw bedrijf biedt.
Het is immers onwaarschijnlijk dat potentiële klanten een architect of bouwbedrijf inhuren dat zelf is gevestigd in een vervallen, groezelig oud gebouw. Investeren in een bedrijfspand van goede kwaliteit is een belangrijk onderdeel van de groei van uw merk, dus naarmate uw bedrijf groeit, zult u waarschijnlijk meerdere keren van kantoor gaan verhuizen.
Dit artikel gaat helemaal over het verhuisproces. Concreet leggen we uit hoe u die verhuizing zo soepel mogelijk kunt laten verlopen, zodat de service die u uw klanten levert tijdens de verhuizing vlekkeloos blijft.
Vooruit plannen
Zoals bij alle dingen, is planning cruciaal. Het verhuizen van kantoren is een complex proces, dus u moet voorbereid zijn. Zodra u besluit te verhuizen, moet u gaan zitten en plannen maken.
Stel een ervaren coördinator aan
Vanaf het begin heeft u iemand nodig die toezicht houdt op het verhuisproces. Stel indien mogelijk iemand aan die ervaring heeft met het managen van een verhuizing. Zij dienen op hun beurt voor elke afdeling een verhuiscoördinator aan te stellen.
Verlaag het aantal dat u verplaatst
Waar mogelijk wilt u de hoeveelheid apparatuur die u verplaatst tot een minimum beperken. Dit maakt het werk gemakkelijker. Als uw budget het toelaat, overweeg dan om nieuwe meubels en apparatuur te kopen. Een verhuizing is een goed moment om te upgraden.
Een paar weken voor de verhuizing een keer weggooien. Alles wat uw bedrijf niet meer gebruikt, kan worden verkocht of overgeslagen. Op www.skipandbin.com vindt u een goede deal voor het huren van een opslagruimte, waar u de kosten van de stortplaatsen voor kantoorafval bij u in de buurt kunt vergelijken.
Noteer nu alle oude apparatuur die u nog gebruikt, maar die niet naar uw nieuwe pand gaat verhuizen. Label die apparatuur, zodat ze op de dag van de verhuizing allemaal meteen kunnen worden overgeslagen en niet per ongeluk naar het nieuwe pand worden gebracht.
Op dit punt is het ook logisch om de voorraden af te bouwen. Het laatste dat u wilt, is dat mensen op de verhuisdag honderd dozen met kopieerpapier laden. Pas op dat u niet te fijn snijdt en zorg ervoor dat u nieuwe back-upbenodigdheden bestelt die op uw nieuwe locatie worden afgeleverd.
Verpak in gelabelde dozen
Materialen en apparatuur zoveel mogelijk voorverpakken, dit scheelt veel tijd op de dag van de verhuizing. Vraag het personeel om voor de verhuizing alle persoonlijke spullen mee naar huis te nemen en alle apparatuur die ze niet gebruiken in te pakken. De avond voor de verhuizing moeten alle medewerkers hun eigen bureau, toetsenbord enz. In vooraf gelabelde dozen inpakken. Alles moet goed verpakt en duidelijk geëtiketteerd zijn.
Beheer de workflow
Wat u ook doet, de verhuizing kost tijd en alles zal nooit 100% soepel verlopen. Daarom is het belangrijk om de workflow te beheren, zodat uw personeel niet al te gestrest is op het werk vlak voor en net na de verhuizing. Op die manier bouw je wat speelruimte in zodat iedereen zich weer kan settelen en weer op volle snelheid kan werken. Door deze aanpak te volgen, verkleint u de kans dat u klanten in de steek laat.
Door deze richtlijnen te volgen, verloopt uw verhuizing soepel en krijgt uw bedrijf een goede start op uw nieuwe locatie.
Via: AEC