Als u een vergaderlocatie boekt voor uw conferentie of zakelijke bijeenkomst, verminder dan onnodige stress door van tevoren na te denken over uw wensen. Als u wat tijd besteedt aan het maken van een lijst met wensen en behoeften, kunt u uren aan gesprekstijd besparen. Ga aan de slag met onze lijst met vijf belangrijkste dingen om te overwegen.
Een plaats
Wanneer u een locatie boekt, moet u overwegen waar afgevaardigden en aanwezigen vandaan komen. Rijden ze van ver binnen het VK of vliegen ze vanuit het buitenland? Als de vergadering internationale bezoekers wil ontvangen, dan zijn de vergaderruimten die Heathrow te bieden heeft gemakkelijk te bereiken vanaf zowel de luchthaven als bijvoorbeeld Londen. Een oplossing kiezen die bij alle partijen past, hoeft niet moeilijk te zijn.
Twee: datums
Moet uw congres of vergadering op een bepaalde datum plaatsvinden? Maandag en vrijdag zijn over het algemeen minder druk voor conferentielocaties, dus als u flexibel bent met datums, kunt u een hele reeks mogelijkheden openen. Probeer tijden zoals de zomervakantie te vermijden, wanneer veel mensen verhinderd zullen zijn vanwege jaarlijkse vakantie en andere verplichtingen. Vraag de locatie of de tarieven van week tot week verschillen.
Drie: speciale vereisten
Heeft een van uw afgevaardigden speciale dieetwensen? Of hebben ze tijdens de vergadering of conferentie toegang nodig tot bepaalde ruimtes of apparatuur? Als mensen naar de locatie rijden, is er dan voldoende parkeergelegenheid voor iedereen? En wordt er audiovisuele apparatuur geleverd door de locatie of moet je een externe aannemer inschakelen om te helpen? Maak een lijst met uw speciale vereisten en zorg ervoor dat u de locatie vooraf over hen ondervraagt. U wilt niet het grootste deel van het boeken van een plaats doorlopen en er dan achter komen dat deze niet kan leveren wat u nodig heeft.
Vier: grootte en budget
Hoeveel mensen verwacht u op uw zakelijke bijeenkomst of conferentie? En wat is uw budget voor het boeken van de locatie? Deze kwesties zullen vooral bepalen welke locatie u kiest. Als je een plek vindt die te klein of te duur is, gaat het gewoon niet werken. Zorg ervoor dat je de cijfers van je bezoekers bij de hand hebt en weet hoeveel je moet uitgeven voordat je locaties begint te benaderen. Het vooraf delen van uw budget met locaties kan ook voordelen opleveren – velen zijn erop gebrand om een boeking te bemachtigen en zullen zware kortingen krijgen alleen om uw bedrijf binnen te halen.
Vijf: de kleine lettertjes
Vergeet niet de kleine lettertjes bij de locatie te checken. Vereisen ze een aanbetaling of betaling vooraf? Zo ja, hoeveel is dat? Wat als er op die dag minder mensen komen opdagen voor uw evenement, of meer? Het is gebruikelijk dat bezoekersaantallen ongeveer tien procent lager uitkomen dan verwacht, dus als u voor tien procent minder mensen boekt dan u verwacht, kunt u geld besparen. Spreek een cijfer af met de locatie voor het geval er meer mensen komen opdagen. Tot slot, wat als het ergste gebeurt en uw vergadering wordt uitgesteld of geannuleerd? Controleer het beleid van de locatie, zodat u niet wordt betrapt.
Via: AEC