Serviceproductie kan bouwbedrijven helpen om beter zaken te doen en meer tevreden klanten te hebben.
AEC Business kreeg de kans om Anna-Leena Raij , Director of Workplace Management Services bij Rapal Oy , een software- en servicebedrijf voor werkomgevingontwikkelaars en infrastructuurbeheerders in Espoo, Finland, te interviewen om te ontdekken hoe zij hun service hebben geproduceerd en wat de voordelen ervan zijn. ze bereikten.
Kun je een paar woorden over je bedrijf zeggen?
Wij zijn een softwareontwikkelings- en adviesbureau gevestigd in Finland, met een dochteronderneming in San Francisco, Californië. We zijn opgericht in 1991. We hebben 3 business units: (1) Fore – infrastructuurbeheer dat kostenberekeningen doet voor infrastructuurprojecten, (2) Optimaze – die helpen om individuele gebouwen, projecten of een vastgoedportefeuille te beheren. En (3) werkplekbeheerdiensten die analyseren wat er in het gebouw gebeurt, hoe mensen werken en de ruimte gebruiken. Ik werk met de derde eenheid.
Wat is uw dienst, wat is het probleem dat het oplost en voor wie?
Ons belangrijkste product is een betere werkplek. We hebben een tool Optimaze Measure ontwikkeld waarmee eenvoudig kan worden berekend hoe een werkruimte daadwerkelijk wordt gebruikt. Wat we Snapshot noemen, is een combinatie van onderzoek naar ruimtegebruik en een medewerkersonderzoek. Ruimtegebruik geeft ons gegevens over welke ruimtes worden gebruikt en hoe, en de enquête geeft ons gegevens vanuit het perspectief van de werknemer. We combineren deze resultaten en bieden onze klanten analyses en mogelijke oplossingen en ook een globaal basisplan voor de ruimte. We zijn erg gefocust op de planning. We doen geen ruimteontwerp, maar we begeleiden architectenbureaus.
Onze klanten zijn bedrijven van elke omvang in de private en publieke sector die hun werkomgeving willen veranderen. En nu werken we steeds meer met educatieve ruimtes, zoals universiteiten, scholen en andere leeromgevingen, omdat er veel verandert in de manier waarop die ruimtes worden beheerd.
Wat is er uniek of uitzonderlijk aan uw service?
Onze meest unieke eigenschap is dat we onze eigen gereedschappen hebben. Veel mensen doen onderzoek naar ruimtegebruik, maar ze hebben er zelden een softwaretool voor. Vaak gebruiken ze gewoon een Excel-sheet. Gecombineerd met onze service en kennis, maken onze softwaretools ons aanbod schaalbaar en uniek waardevol voor de klant.
Kunt u ons kort door uw serviceproces leiden?
Een typisch onderzoek naar ruimtegebruik bestaat uit 5 stappen:
- We krijgen de lay-out voor het kantoor (tenzij het een bestaande klant is, dan hebben we ze al)
- De klant markeert werkstationsymbolen op de lay-out – wat voor soort werkstation is het – vast, flexibel of ad hoc (we kunnen het ook als service doen)
- Is de meting klaar, dan doet de opdrachtgever of wij meetrondes. Zo heb je een tablet zoals een iPad of zelfs een telefoon, heb je de software in een browser en ga je rond om te kijken welke werkplekken en / of vergaderruimtes in gebruik, gereserveerd of leeg zijn.
- De tool geeft vervolgens resultaten en analyse.
- We maken PowerPoint-dia's van alle resultaten en geven feedback. Klanten hebben ook zelf toegang tot de resultaten in het systeem, maar geven er meestal de voorkeur aan dat onze dia's aan het bestuur of de medewerkers worden gepresenteerd.
Er is ook de mogelijkheid van de medewerkersenquête, waarbij we vragenlijsten naar medewerkers sturen en resultaten krijgen op basis van hun antwoorden.
We hebben verschillende prijsniveaus, dus klanten kunnen ervoor kiezen om zelf met de tool te werken of om ons als project door ons te laten begeleiden. Meestal kiezen ze voor het laatste omdat ze geen tijd hebben om alles zelf te doen en ze onze expertise willen.
Hoe heeft u uw dienst ontwikkeld en geproduceerd?
Ik denk dat we in Rapal, vooral in Optimaze, dat over facility management gaat, zoveel gegevens over het gebouw hadden, maar we wisten niet hoe het daadwerkelijk door mensen werd gebruikt. Het was dus interessant om dat te gaan onderzoeken. We kochten een klein adviesbureau uit de Verenigde Staten dat al 20 tot 30 jaar werkplekadvies verzorgt. We kregen hun werkplekontwikkelingsoplossing, het Pattern Book genaamd, en we zagen dat veel dingen erin konden worden omgezet in een softwaretool die voor klanten gemakkelijker te gebruiken zou zijn. Ons ruimtegebruik en onze Snapshot-tools maken deel uit van dit proces.
In eerste instantie werkten we onder de Optimaze-unit als een uitgebreide service omdat we zoveel gemeen hadden, omgaan met gebouwen en data en we hadden ook dezelfde klanten. Maar toen realiseerden we ons dat verschillende klanten ook geïnteresseerd zouden zijn in deze service. Het was dus logisch om een aparte business unit te maken die zich richtte op die groep die geïnteresseerd is in werkplekontwikkeling. Het werd een aparte inkomstenstroom en een nieuw bedrijf.
Welke voordelen halen uw klant en uw bedrijf uit een productieservice?
Het grootste voordeel voor ons is dat we veel efficiënter zijn in het bereiken van hetzelfde resultaat, en we weten hoe lang het duurt, waardoor de prijsstelling eenvoudig is. Het maken van het ruimte- en basisplan kan maanden duren en wordt meestal gedaan op basis van factureerbare uren. We doen het veel sneller, in slechts 4 weken.
Voor de klant is het gemakkelijk om de service te bestellen en te begrijpen. Ze bestellen het product en krijgen waar ze voor betaald hebben. Door deze voordelen is het voor ons ook veel gemakkelijker om het product te verkopen en op de markt te brengen.
Wat heb je geleerd van het ontwikkelen en leveren van je service? Wat is er nodig om succesvol te zijn?
De grootste strijd is om de balans te vinden tussen constant ontwikkelen en verbeteren en toch een gestandaardiseerd product hebben. We hebben bijvoorbeeld definitieve sjablonen en rapporten, maar er is zoveel constante verandering in de behoeften van de klant en in het veld dat het soms niet definitief aanvoelt. Met de tool kunnen we worden gesystematiseerd, maar het heeft ook updates nodig, de enquêtes hebben updates nodig, enz. U moet dus beslissen wanneer en hoe u een update uitvoert.
Nog een advies voor andere bedrijven die productisering overwegen?
Je moet geduld hebben bij de productie. Klanten zullen je altijd feedback geven en je moet goed luisteren. U moet iets niet produceren zonder het eerst te testen. Onze eerste tool was geen perfect product, maar door veel testen hebben we het ontwikkeld tot iets dat echt van waarde is voor onze klanten.
Wat zijn jouw toekomstplannen?
We hebben veel plannen om te innoveren, nieuwe manieren te vinden om onze tools te gebruiken en meer IT- en HR-componenten aan de projecten toe te voegen. In het algemeen zouden we graag een werkplekbeheerplatform bouwen dat veel tools zou kunnen hosten en andere serviceproviders zou kunnen uitnodigen om het samen met ons te gebruiken.
Via: AEC