Proberen om alle informatie in een bouwproject met tientallen deelnemers en duizenden documenten uit meerdere systemen te beheren, kan een ontmoedigende onderneming zijn. Ik ontmoette online Kelly Doyle, de COO van ProjectReady, om erachter te komen hoe het platform van het bedrijf het leven van elke belanghebbende in een project gemakkelijker maakt.
ProjectReady is een online end-to-end platform voor projectbeheer en documentbeheer. Het houdt rekening met de informatiebehoeften van eigenaren van gebouwen voor en tijdens een bouwproject, en het is een oplossing voor AEC-projectmanagers om samen aan een project te werken terwijl ze de inhoudsstroom beheren.
"Een eigenaar kan helemaal opnieuw beginnen en een veilig kader rond het project creëren voordat het zelfs maar een project is", aldus Doyle. "Deze opzet geeft ontwerpbureaus ook de mogelijkheid om hun bedrijf te beheren en te communiceren en samen te werken met de eigenaren en de andere leden van het project."
ProjectReady is niet alleen een op zichzelf staande applicatie. In feite maken de integraties met andere systemen de applicatie echt krachtig. Het kan worden geïntegreerd met verschillende systemen die bedrijven in de bouwsector doorgaans gebruiken, waaronder SharePoint, Teams, Outlook, Autodesk BIM 360, Bluebeam, Plangrid en Procore.
Directe toegang tot persoonlijke projectinformatie
Kathryn Roses , Director Sales & Business Development van ProjectReady, heeft me laten zien hoe de applicatie werkt.
Eenmaal ingelogd op de app, krijgt de gebruiker toegang tot zijn persoonlijke dashboard. De wekelijkse kalender toont alle taken die aan de gebruiker zijn toegewezen voor hun specifieke projecten, dit kunnen taken zijn voor inhoudsbeoordeling, inhoudgoedkeuring, indiening en andere.
Eigenaren en AEC-bedrijven kunnen meerdere projecten tegelijk uitvoeren en teamleden nemen vaak ook deel aan meerdere projecten. Het hebben van een portfolio-overzicht van alle projecten is daarom noodzakelijk.
Taakkaarten op het dashboard bieden de portfolioweergave. Ze geven de gezondheidsindicatoren van elk project weer en bevatten links naar respectieve contentrepositories en verbindingen met projectteamleden.
Automatisch een project opzetten
Het starten van een nieuw project op ProjectReady is eenvoudig. Op het dashboard kan de gebruiker een nieuw project bouwen vanuit een verbonden systeem, zoals een ERP of CRM, met behulp van een wizard. Er is geen tussenkomst van IT-specialisten nodig omdat het hele proces geautomatiseerd is.
Het duurt een paar minuten om een nieuw project te maken en de integraties met de aangesloten systemen op te zetten. In vervolgkeuzemenu's selecteert de gebruiker de juiste SharePoint-sjablonen, de privacyniveaus van Teams en het BIM 360-projecttype.
Na het toewijzen van teamleden die het project kunnen bewerken, selecteert de gebruiker een projectplansjabloon. Er zijn sjablonen beschikbaar voor verschillende soorten projecten, bijvoorbeeld een gemeentelijk project, een constructie voor gemengd gebruik of een verbetering van een winkel. Als resultaat bepaalt de app de fasen, deliverables en taken van het project. Het is ook eenvoudig om teamleden van de verbonden systemen naar verschillende rollen te halen.
ProjectReady gebruikt een unieke project-ID om verschillende systemen met elkaar te verbinden, waaronder Microsoft Teams, dat een communicatie- en samenwerkingskanaal voor het project biedt.
Het projectdashboard
Het projectdashboard verzamelt alle essentiële informatie op één pagina en geeft deze visueel weer. U kunt de taakstatussen zien en hoeveel daarvan op schema, in gevaar of achterstallig zijn. Bovendien kunt u budgeturen versus gebruikte uren zien, en samenvattingen van het aantal indieningen, problemen, offerteaanvragen, wijzigingsopdrachten, enzovoort. Verder bevat het dashboard financiële informatie, waaronder de budgetbaseline, en informatie over facturen en facturering.
Het projectplan-gedeelte van het dashboard bevat taakinformatie en fasegewijze voortgangsindicatoren. Het gebruik van planningsjablonen standaardiseert het projectbeheer, wat een stap is in de richting van meer geïndustrialiseerde bouwprocessen.
"Het stelt ons echt in staat om herhaalbare processen door een organisatie te sturen", legt Doyle uit. "Het is niet langer het Wilde Westen waar het projectplan er elke keer anders uitziet."
Samenwerking binnen en tussen markten
Doyle denkt dat architecten, ingenieurs en eigenaren “buiten de luchtbel” rond het bouwproject zitten. Ze vervullen niet de kernfuncties – zo voelt hij tenminste dat ze behandeld worden.
"Voor ontwerpbureaus, en met name architecten, hebben we de mogelijkheid om RFI's, indieningen en niet-arbeidsbegrotingen te beheren," zei Doyle. “Wat we ons voorstellen is dat een ontwerpbureau ProjectReady kan gebruiken om in wezen hun bedrijf te runnen. Hun projectmanager kan hun projectplan uitvoeren en ervoor zorgen dat de ontwerpers in het team doen wat ze moeten doen, of ze nu intern bij het bedrijf zijn of externe raadgevende ingenieurs. "
Wanneer ontwerpers stukjes inhoud op BIM 360 of op een ander systeem bouwen, kunnen ze ProjectReady gebruiken om een set inhoud te distribueren en beschikken ze over een geautomatiseerde audittrail voor die informatie.
Een winkelwagenervaring voor documentbeheer
ProjectReady biedt meerdere documentworkflows. Wanneer de gebruiker een documentpakket ter goedkeuring wil toevoegen, begint hij met het toevoegen van enkele metadata en voegt hij vervolgens de bestanden uit zijn bronnen toe, bijvoorbeeld BIM 360 en SharePoint.
Een documentworkflow kan serieel of parallel zijn. Nadat het systeem ter goedkeuring is ingediend, genereert het een voorblad dat op de individuele schema's van de teamleden wordt weergegeven. Na goedkeuring kan de inhoud op elk van de aangesloten platforms worden gepubliceerd.
ProjectReady slaat documentwerkstroomlogboeken op in een Azure SQL-database. De oplossing maakt zoeken op meerdere platforms en systeemeigen rapportage mogelijk voor zowel projecttaak- als documentbeheer. Met Power BI kan de gebruiker deze gegevens op andere manieren weergeven, zoals taakbeheer, RFI of probleemlogboeken.
Laatste gedachten
Nadat ik heb gezien wat ProjectReady kan en hoe intuïtief de gebruikersinterface is, ben ik ervan overtuigd dat het de bedrijfsprestaties van de klanten kan verbeteren, projectrisico's kan verminderen en de productiviteit van bouwprojectmanagement kan verhogen.
"We hebben de ongelukkige onderscheiding dat we het best bewaarde geheim in de branche zijn, en we willen dat veranderen", zei Doyle tijdens ons gesprek. Ik kan het met hem eens zijn en eigenaren en AEC-bedrijven aanmoedigen om naar ProjectReady te kijken voordat ze aan hun volgende project beginnen.
Bezoek project-ready.com voor meer informatie.
Via: AEC