Wanneer de planning en planning van de bouwproductie op samenwerking zijn gericht en iedereen die aan een project werkt up-to-date is, neemt de productiviteit toe. Om dat te bereiken, heb je eenvoudig te gebruiken digitale tools nodig. Meer dan een jaar geleden ontdekte ik monday.com, een cloudgebaseerde tool voor gezamenlijke taakplanning en -beheer. Het heeft functies die het een uitstekende keuze maken voor AEC-bedrijven.
Aalto University heeft onderzoek gedaan naar bouwwerkzaamheden, zowel internationaal als lokaal, in Finland. Het heeft ontdekt dat bouwbedrijven over de hele wereld met vergelijkbare uitdagingen worden geconfronteerd als het gaat om het plannen, organiseren en beheren van werkzaamheden op bouwplaatsen.
Volgens McKinsey duren grote projecten in verschillende activaklassen doorgaans 20 procent langer dan gepland. Veel factoren dragen bij aan dit probleem, maar een daarvan is top-down, theoretische, rigide planning die geen rekening houdt met de realiteit van een bouwplaats. Er zijn verschillende manieren om dit probleem aan te pakken, met name het gebruik van gestroomlijnde constructiemethoden en gezamenlijke planning. Er zijn nieuwe, digitale tools ontstaan die deze methoden ondersteunen.
Een van die tools is monday.com , die de manier waarop we projecten plannen en beheren zou kunnen veranderen. Meer dan 100.000 bedrijven over de hele wereld maken al gebruik van deze oplossing. Het bedrijf richt zich ook op de bouwsector van 10 biljoen dollar, en ik denk dat het een oplossing heeft die de moeite van het bekijken waard is.
Hoe ik monday.com heb gebruikt
Ik hoorde meer dan een jaar geleden over monday.com. Ik was op zoek naar een oplossing voor projectsamenwerking met een van onze klanten, een ontwikkelaar van bouwsoftware. We planden een merkbekendheid en marketingproject van zes maanden en gebruikten monday.com voor wekelijkse vooruitblikplanning en voortgangsbewaking.
Het bedrijf beschrijft monday.com als een cloudgebaseerd project- en taakbeheerplatform, een Work Operating System. Het is visueel en gemakkelijk te gebruiken, en u kunt het gemakkelijk aanpassen aan uw specifieke projectbehoeften. Het dwingt je niet om een specifiek beheermodel of workflow te gebruiken.
Het integreren van monday.com in onze routines nam voor ons een paar minuten in beslag. Het is erg intuïtief, wat volgens mij essentieel is als je klanten en andere gebruikers betrekt die het product niet per se dagelijks gebruiken.
We creëerden taken voor verschillende soorten contentmarketingacties en organiseerden deze in wekelijkse groepen. Elke taak had een beschrijving, publicatiedatum, verantwoordelijke persoon en status. We kunnen voor elke taak notities toevoegen en bestanden bijvoegen. We zouden ook elke taak binnen het projectteam kunnen bespreken. De klant had toegang tot de tool, wat het proces transparant maakte. Ook werden door monday.com e-mailherinneringen naar de deelnemers gestuurd.
Veelzijdige functies
Je organiseert taken ("pulsen") en groepeert ze op borden in monday.com. Een board kan bijvoorbeeld een project of een bedrijfsproces zijn. In de standaardweergave bevinden de taken zich in rijen met verschillende door de gebruiker gedefinieerde velden als kolommen. Een typische set kolommen kan een taakbeschrijving / naam, teamlid, status, tijdlijn en datum van voltooiing bevatten. U kunt ook een of meer tags aan elke taak toewijzen. Velden kunnen door de gebruiker gedefinieerde kleuren en labels hebben.
Taken zijn georganiseerd in groepen. Voor sommige projecten heb ik taken gegroepeerd als 'deze week', 'volgende week' en 'de nabije toekomst'. Ik kan vervolgens taken tussen de groepen slepen en neerzetten terwijl het werk vordert. Ik kan de inhoud van het bord filteren met elke combinatie van de veldwaarden.
Sjablonen om onboarding sneller te maken zijn beschikbaar op monday.com, maar het ontwerpen van je eigen board is niet moeilijk. Er zijn veel sjablonen voor projectbeheer, waaronder een voor bouwplanning. Andere weergaven naast het standaard tabelformaat zijn momenteel tijdlijn, Kanban, kalender, diagram, kaart, werklast, formulier en bestanden. Ook het aanbod aan rapportagesjablonen is uitgebreid.
Een krachtige functie is op regels gebaseerde automatisering. Het systeem kan teamleden waarschuwen wanneer een deadline nadert en wanneer de status van een taak is veranderd. Regels kunnen items tussen groepen verplaatsen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Er zijn veel vooraf ingestelde regels om uit te kiezen, elk geschreven in gewoon Engels.
Geen enkele bouwgerelateerde app is tegenwoordig nuttig, tenzij deze kan worden geïntegreerd met andere systemen. Er zijn verschillende integraties beschikbaar op monday.com, waaronder Microsoft Teams, HubSpot, Pipedrive, Jira, Trello, GitHub, Dropbox, Slack en Google- en Outlook-agenda's.
Mogelijke toepassingen voor AEC-projecten en -teams
Hoewel ik monday.com niet heb gebruikt voor ontwerp- of bouwprojecten, denk ik dat het bij velen van hen goed zou passen. Het helpt teams en individuen om efficiënt te communiceren en te zien wat ze op elk moment moeten doen.
Een architectuur- of ingenieursbureau zou workflows kunnen organiseren met monday.com en klanten en partners bij het proces kunnen betrekken. Sommige ingenieursbureaus hebben Scrum geadopteerd als raamwerk voor projectmanagement: monday.com ondersteunt die methode perfect.
Op dezelfde manier kunnen bouwteams die traditionele of gestroomlijnde projectmanagementmethoden gebruiken, de voortgang van een project beter plannen en volgen met monday.com dan wat ze tegenwoordig doorgaans doen.
Taktproductie met monday.com
Om een bouwplanningsscenario uit te proberen, heb ik een testbord gemaakt met de concepten van taktproductie. Het splitst het werk op in even getimede werkbatches. Om succesvol te zijn, vereist de productie van takt een voortdurende planning en voortgangsbewaking.
Op mijn taktbord organiseerde ik de taken in verschillende verdiepingen en voegde ik een kamer-ID-veld toe om de ruimtes op de verdieping te specificeren. Een andere manier om dit te doen zou zijn geweest door de taken in takts te groeperen.
In mijn model werden de taken – gipsplaten, HVAC en elektriciteitsinstallaties – toegewezen aan hun respectievelijke installatieteams. Als elk team zijn taak voltooit, wordt de taak gemarkeerd als "voltooid" of als "vastgelopen" als iets het team ervan weerhield de taak af te ronden. Op deze manier worden eventuele afwijkingen van het oorspronkelijke plan in één keer zichtbaar en kan er realtime een alert worden geactiveerd.
Met monday.com kunnen projectdeelnemers hun werk samen vooruit plannen. Dit type gedistribueerde planning is een manier om het theoretische algemene schema om te zetten in een leefplan dat uiteindelijk de voltooiingen van projecten zal verkorten. Aalto University en verschillende real-life projecten hebben aangetoond dat de productie van takt de doorlooptijd van de bouw met wel 50 procent kan verkorten. Met de digitalisering van workflows zijn nog meer ingrijpende productiviteitsverhogingen mogelijk.
Naast een webinterface heeft monday.com mobiele apps voor iPhone- en Android-telefoons. Dat maakt het praktisch voor gebruik in het veld, wat een belangrijke factor is bij het digitaliseren van de bouwplaats.
Op basis van mijn ervaring ben ik van mening dat AEC-bedrijven door consequent gebruik te maken van monday.com hun workflowmanagement naar een hoger niveau kunnen tillen zonder grote investeringen te doen in onderwijs en software.
PS Als je monday.com hebt gebruikt in je AEC-bedrijf, neem dan contact met mij op.
Deze blogpost is in samenwerking met monday.com
Via: AEC