Steden en gemeenten zijn in feite systemen voor het leveren van diensten ten behoeve van hun burgers. Een experimenteel project heeft aangetoond hoe het verbeteren van de gegevensstroom tussen deze diensten veel tijd en belastinggeld kan besparen.
Emilia Rönkkö is een architect die werkte voor de Finse stad Kuopio . Daarnaast is ze een Docent Stedelijke Planning aan de Universiteit van Oulu.
“Bij Kuopio hield ik me bezig met architectuurprogrammering voor overheidsinvesteringen en beoordelingen van servicenetwerken. Meer specifiek, enquêtes over groei en leerdiensten die waren gericht op kinderdagverblijven en scholen, ”legt Rönkkö uit. “Doorgaans vindt er elke drie tot vijf jaar een servicenetwerkbeoordeling met handmatige procedures voor gegevensverzameling plaats. Ik en andere functionarissen die bij het proces betrokken waren, vroegen zich af of er een betere, efficiëntere manier was om de beoordelingen te doen. "
Ontwikkelen door middel van experimenten
Rönkkö had kennis gemaakt met KIRA-digi, een nationaal digitaliseringsprogramma dat projecten voor snelle experimenten ondersteunde. Kuopio besloot zich aan te melden voor het programma en ging samenwerken met een adviesbureau genaamd FCG. Samen dienden ze een projectvoorstel in getiteld Operationeel model voor dynamische netwerkplanning voor gemeenten. Het ontving in februari 2018 overheidsfinanciering.
“We zagen digitalisering niet als het uitvoeren van handmatige processen met elektronische hulpmiddelen. Het grootste deel van ons project ging over het bedenken van een model voor dynamische servicenetwerkplanning ”, zegt Rönkkö. "We waren erop uit om de manier waarop we werkten te veranderen door digitale tools als enablers te gebruiken."
Servicenetwerken bestaan uit functies en hun faciliteiten. Er zijn verschillende gemeentelijke functies: kinderopvang, onderwijs, sociale diensten, gezondheidszorg, bibliotheken, jeugdcentra, openbare parken, enzovoort. Het nieuwe operationele model dat het project heeft gemodelleerd, is horizontaal en overschrijdt de grenzen van organisatorische silo's. Het omvat de kernfunctie – bijvoorbeeld onderwijs – en alle daarmee samenhangende activiteiten, zoals stadsplanning en bouwprojecten.
Anticiperen is een belangrijke succesfactor
“Terwijl ik aan de basis werkte, merkte ik dat de planning een kronkelig proces kan zijn. Als we niet kunnen voorzien dat er over vijf jaar een bepaald aantal kinderen in een bepaald gebied zal zijn, blussen we branden ”, zegt Rönkkö. "In de herfst, net voordat de school begint, beseffen we dat de kinderen er niet bij passen, en dat we tijdelijke – en kostbare – voorzieningen moeten opzetten."
Rönkkö wijst erop dat zelfs kleine steden als Kuopio honderden miljoenen euro's uitgeven aan groei en onderwijs. Inzicht in het optimaliseren van welzijnsdiensten is een enorme kans om geld te besparen.
Rönkkö heeft het over 'maatschappelijke vooruitdenken', het vermogen om te anticiperen op veranderingen en het landgebruik en de bouwplanning dienovereenkomstig aan te passen. Bestaande planningsprocessen zijn niet dynamisch genoeg om dit doel te dienen. Dat komt vooral omdat er geen gemakkelijke en snelle manier is om gegevens uit verschillende gemeentelijke bronnen samen te voegen.
Van data naar scenario's
Het team startte het experimenteerproject door de gegevens te identificeren die nodig zijn voor de planning van het servicenetwerk. Vervolgens probeerden ze de gegevens binnen de organisaties van de stad te lokaliseren. Toen dat eenmaal was gebeurd, bedachten ze hoe ze de gegevens konden laten stromen naar de gebruikersinterface die ze voor ogen hadden. Het projectteam creëerde het prototype van een digitale tool die de data verzamelt en visualiseert, bijvoorbeeld op een kaart.
De andere helft van het project was de ontwikkeling van het geoptimaliseerde operationele proces. Het projectteam heeft stroomdiagrammen van het proces gemaakt, te beginnen met de strategie van de stad.
Het project organiseerde een workshop met de ambtsdragers en gemeenteraadsleden van Kuopio en kwam met vijf scenario's voor toekomstige servicenetwerken. Ze gebruikten de digitale tool om verschillende aspecten van de netwerken te simuleren, waaronder de investeringskosten van de alternatieven.
"Bij het optimaliseren van servicenetwerken moet u zich een weg banen van de netwerkstrategie tot planning en projecten", adviseert Rönkkö. "Een element dat ontbrak, is het monitoren en benchmarken van de prestaties van het netwerk met kernindicatoren, bijvoorbeeld de kosten per leerling."
Wegspinnen
Het experiment bracht een aangetoonde behoefte aan een tool aan het licht waarvan het project een prototype had gemaakt. Navraag van verschillende steden bevestigde die bevinding.
Daarom startte Rönkkö begin 2019 met een team van ontwikkelaars met Locia Solutions . Met Rönkkö als CEO zal het bedrijf de tool verder ontwikkelen en commercialiseren.
Locia heeft Platform of Trust gekozen als strategische partner omdat het tools biedt om de enorme hoeveelheid gegevens die nodig zijn voor de planning van servicenetwerken en toegang tot een digitaal ecosysteem te harmoniseren waarmee Locia kan opschalen. Rönkkö wil haar bedrijf niet beperken tot de publieke sector. Ze gelooft dat de oplossing van Locia elke serviceorganisatie over de hele wereld van dienst kan zijn.
“Bij onze oplossing draait alles om het managen van een complexe entiteit. Het omvat servicestructuren, stadsstructuren en zelfs slimme steden. Met onze strategische partner zie ik geen grenzen aan de hoeveelheid informatie die we kunnen beheren ”, zegt Rönkkö. “Ik kan me een toekomst voorstellen waarin diensten niet top-down worden geleverd. In plaats van op productie gebaseerde servicenetwerken zouden we menselijke netwerken kunnen hebben. We willen de experts zijn in die visie. "
U kunt verbinding maken met Emilia Rönkkö op LinkedIn en de website van Locia bezoeken op http://www.locia.fi/ (in het Fins).
Update: Ontmoet Emilia Rönkkö op WDBE 2019 in Helsinki op 24 september 2019, waar ze een presentatie geeft.
Via: AEC